LA NORMATIVIDAD COLOMBIANA SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL: REFLEXIÓN SOBRE SU EVOLUCIÓN

 

Por: Yimi Alberto Acevedo Villada

Bibliotecólogo y Archivista

Magister en Ciencia de Información

 

A pesar que la historia del Archivo General de la Nación (antes llamado Archivo Nacional) se remonta al año 1868 (146 años), dependiendo de la Secretaria de Interior y Relaciones Exteriores, fue solo hasta el año 1989 que se oficializó su creación mediante la “Ley 80 que crea el Archivo General de la Nación como un establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno y como ente rector de la política archivística nacional; iniciando operaciones como establecimiento público solo hasta el año de 1992”, 4 años después. (AGN, 2014). No obstante, el archivo General de la Nación de Colombia (2014), afirma que “la referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé” y agrega que desde el mismo inicio de la conquista, la corona española se preocupó por proteger la documentación que se originaba en la administración de sus colonias.

Contrariamente a lo que se puede pensar, desde el siglo XX se ha emitido normatividad sobre gestión documental que ha regulado este proceso en nuestro país. Es así como se puede evidenciar que hacia 1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservación de los documentos, expide la Ley 4ª y la Ley 43 para promover la conservación de los documentos oficiales. Posteriormente, en 1920 expide la Ley 47 para proteger el patrimonio documental y artístico, seguida por la ley 14 de 1936 que protege el patrimonio cultural mediante un convenio internacional.

Para el año 1923, mediante la Ley 45, se crea la Superintendencia Bancaria y con ella todas las normas y reglas que rigen el manejo documental de dichas instituciones financieras. Subsiguientemente, en 1932 por medio de la Ley 40 se reconocen las matriculas inmobiliarias y todo lo referente a los registros y reformas civiles de los ciudadanos y toda la documentación producida por este proceso.

Para los años 1950 y 1954 se expiden los Decretos 2527 y 3354 respectivamente que le dan validez a la técnica de la microfilmación para preservación a largo plazo de los documentos de archivo.

En 1981 se promulgan las Leyes 23 y 39 que regulan lo concerniente a las historias clínicas como documento obligatorio, privado y reservado y se crea el Comité de Archivo y Microfilmación de Documentos perteneciente a la Secretaria de Integración Social, respectivamente. Para 1986 se expide el decreto 1333 “que ordena cuidar los archivos y mantenerlos en perfecto estado en las alcaldías, propiciando la trasparencia en la actividad pública”.

Como se mencionó en el primer párrafo, en 1989 se crea el Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 como un ente adscrito al Ministerio de Gobierno, y en 1990, mediante el Decreto 1777, se adoptan los estatutos y normas que regulan el funcionamiento del AGN. Para 1999, mediante el Decreto 1126, se crea el Ministerio de Cultura y el AGN es adscrito a este como un ente autónomo. Para ese mismo año se expide la Ley 527 que define y reglamenta todo lo referente a los mensajes de datos y comercio electrónico en nuestro país.

En el año 2000, se expide la Ley 594, Ley General de Archivo, “que establece los parámetros y principios fundamentales que regulan la función archivística en Colombia, aplicándose a las entidades públicas en todos los niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas”. La Ley 795 de 2003 le asigno al AGN la responsabilidad de administrar los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. En 2010 se expide la Ley 1409 por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y se dictan otras disposiciones relativas a esta profesión. Con esta última Ley se reconoce que la profesión de archivista es una profesión de alto riesgo y se requiere regularla a través de un colegiado y la expedición de tarjeta profesional

Pero fue hasta el año 2012 que realmente la normatividad sobre gestión documental dio un vuelco interesante para acoplarse a todo lo referente a gestión electrónica de documentos, transparencia y protección de datos. Es así como en ese año se expide la Ley 1581 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y en el año 2014 se expide la Ley 1712 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

El proceso archivístico en Colombia se comienza a fortalecer a partir del año 2012 mediante los Decretos 2126 y 2127, y el Decreto 1516 de 2013 que adecuó la estructura y planta de personal del Archivo General de la Nación. Así mismo, la promulgación del Decreto 19, Decreto 2364, Decreto 2482, Decreto 2578, Decreto 2609 y Decreto 2693, todos ellos de 2012; el Decreto 32, Decreto 805, Decreto 1515, Decreto 2758, estos últimos de 2013; los Decretos 333 y 1100 de 2014; y los Decretos Decreto 029, 103 y 106 de 2015, apuntando todos ellos a modernizar y equiparar la gestión documental de Colombia a los estándares internacionales.

El sector privado no ha sido ajeno a esta tendencia, puesto que también deben cumplir lo dispuesto en la normatividad, dado que la Ley establece que son las superintendencias y los ministerios los responsables de legislar en esta materia en sus respectivos sectores. Es así como en el año 2014 la Superintendencia de Industria y Comercio expidió la Resolución por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por dicha Superintendencia. Seguidamente, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios expide la Circular Externa 20141000000034 por la cual dicta las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir las empresas y personas vigiladas por dicha Superintendencia. Para el año 2015, fue la Superintendencia de Economía Solidaria quien dio el paso sobre esta materia y en marzo expidió la Resolución 20154000002925 por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta Superintendencia.

Pero quizás el Decreto más revolucionario es el 1080 de mayo de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, publicado en el Diario Oficial 49.523, el cuál unificó toda la normatividad expedida en el sector cultura de Colombia, incluido todo lo referente a la gestión documental. Dicho Decreto integra y deroga el Decreto de 2578 de 2012, Decreto 2609 de 2012, Decreto 1515 de 2013, Decreto 2758 de 2013, Decreto 1100 de 2014, Decreto 029 de 2015, Decreto 103 de 2015, Decreto 106 de 2015, los cuales ya no se encuentran vigentes. Si bien la normatividad mencionada fue derogada, los textos siguen siendo los mismos, sólo que ahora se debe hacer referencia a un decreto unificado.

Para concluir, la evolución histórica de la normatividad en Colombia sobre el proceso de gestión documental ha estado enmarcada por la voluntad política de algunos pocos interesados en el tema y, especialmente, en áreas específicas como el sector cultural, de salud y financiero, entre otros. La historia ha mostrado que ella ha venido avanzando lentamente. Sin embargo, en el siglo XXI ha mostrado una dinámica bastante interesante por el liderazgo e interés que tienen algunas instituciones como el AGN y universidades que vienen formando profesionales en este campo para fortalecerlo y cubrir la demanda que las empresas han mostrado por ellos.

(Ver gráfico)

Gráfico diferencia en años de la expedición de normas de gestión documental (construcción propia)

 

Referencias Bibliográficas

 Archivo General de la Nación. (2014). Historia AGN. Consultado el 26 de junio de 2015, en http://www.archivogeneral.gov.co/historia

 Colombia. Congreso de la República. Ley 1409 Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones. Consultado el 26 de junio de 2015, en http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/ley140930082010.pdf

 Superintendencia de Economía Solidaria. Resolución 20154000002925 Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos. Consultado el 26 de junio de 2015, en http://www.supersolidaria.gov.co/sites/default/files/public/normativa/plantillaresolucion-12.pdf

 Superintendencia de Industria y Comercio. Resolución 8934 Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos. Consultado el 26 de junio de 2015, en http://www.sic.gov.co/drupal/sites/default/files/normatividad/Resolucion_8934_2014.pdf

 Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Circular Externa 20141000000034 Por la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos. Consultado el 26 de junio de 2015, en http://basedoc.superservicios.gov.co/ark-legal/SSPD/index


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